Kontrola szczelności skończona, klient zadowolony, a Ty siadasz wieczorem i próbujesz sobie przypomnieć, jaki czynnik był w tej pompie ciepła sprzed pół roku i kiedy wypada następny przegląd. Znasz to? Protokół szczelności F-gaz nie jest po to, żeby zapchać segregator. To dokument, który w razie kontroli albo reklamacji pokazuje czarno na białym, co, kiedy i jak sprawdziłeś. Zrobiony byle jak, jest bezużyteczny. Zrobiony dobrze, broni Ciebie i Twojej firmy.
Co powinien zawierać protokół szczelności F-gaz
Wzory bywają różne, zależnie od tego, czy pracujesz na klimatyzacji, czy na chłodnictwie, i czego wymaga producent urządzenia. Ale jest zestaw danych, który powinien znaleźć się w każdym porządnym protokole. Przejdźmy po nich po kolei.
Dane firmy, klienta i obiektu
- Nazwa i dane Twojej firmy oraz osoby, która wykonała kontrolę: imię, nazwisko, w razie potrzeby numer certyfikatu F-gaz.
- Dane klienta albo operatora urządzenia i adres, pod którym urządzenie faktycznie pracuje. Nie zawsze jest to ten sam adres co do faktury.
- Data kontroli oraz miejsce montażu w obiekcie, na przykład maszynownia, dach, konkretne pomieszczenie.
Identyfikacja urządzenia
- Producent, model i numer seryjny. To podstawa całego dokumentu: bez jednoznacznego numeru nie udowodnisz, że protokół dotyczy właśnie tego urządzenia.
- Typ i przeznaczenie: klimatyzacja, agregat wody lodowej, urządzenie chłodnicze, pompa ciepła.
- Rok produkcji albo montażu i lokalizacja w obiekcie.
Czynnik chłodniczy
- Rodzaj czynnika, na przykład R32, R410A, R134a, oraz jego ilość w układzie.
- Informacja, czy podczas kontroli czynnik był dopełniany lub odzyskiwany, i w jakiej ilości.
- Miejsce na przeliczenie ilości czynnika na ekwiwalent CO2, bo od tego często zależą dalsze obowiązki. Nie zakładaj progów z góry, sprawdź aktualne wymagania dla danego typu instalacji.
Przebieg kontroli, wynik, wnioski i podpis
- Metoda kontroli szczelności i użyty sprzęt, na przykład detektor, jego numer i data ostatniej kalibracji.
- Wynik: czy stwierdzono nieszczelność, gdzie, co zostało naprawione i czy przeprowadzono kontrolę po naprawie.
- Zalecenia i uwagi dla klienta oraz proponowany termin kolejnej kontroli.
- Podpis osoby wykonującej, podpis klienta i data. Podpis klienta to potwierdzenie, że praca została wykonana i odebrana.
Jak nie zgubić terminów kontroli
Największy problem z kontrolami szczelności nie polega na samym ich wykonaniu, tylko na tym, żeby o nich pamiętać. Częstotliwość zależy od przepisów i wymogów producenta, a przy większej liczbie urządzeń trudno to trzymać w głowie albo w zeszycie. Kalendarz w telefonie wystarcza do kilkunastu urządzeń. Potem zaczynają się schody: jeden klient sprzedał lokal, drugi dołożył agregat, trzeci przełożył wizytę. Termin, o którym zapomnisz, to nie tylko ryzyko po stronie klienta. To też zlecenie, które przejdzie Ci koło nosa, bo klient w końcu zadzwoni do kogoś innego.
Jak Montak pilnuje terminów i trzyma historię urządzenia
Montak jest po to, żeby te terminy nie leżały na Tobie. Kontrolę szczelności zapisujesz jako przegląd cykliczny przy konkretnym urządzeniu. System sam pilnuje, kiedy zbliża się kolejny, i przypomina, zanim będzie za późno. Przypomnienie idzie też do klienta, więc kontrola wraca do Ciebie jako nowe zlecenie, a nie jako zaległość. To jeden z dwóch sposobów, w jakie program przynosi Ci nowe zlecenia, a nie tylko porządkuje papiery.
- Każde urządzenie ma swoją kartę i pełną historię: protokoły, wymiany czynnika, naprawy. Wracasz po roku i widzisz wszystko w jednym miejscu, zamiast szukać po mailach.
- Protokół podpisujesz na telefonie albo tablecie u klienta, a gotowy PDF idzie mailem. Klient nie musi nic zakładać ani instalować.
- Aplikacja montera działa w terenie bez zasięgu. Wypełniasz protokół w maszynowni w piwnicy, a dane wyślą się, gdy złapiesz internet.
- Na urządzeniu możesz nakleić kod QR. Klient skanuje go telefonem i zgłasza usterkę prosto do Ciebie, zanim zadzwoni gdzie indziej.
Dobry protokół szczelności F-gaz to nie papier do segregatora, tylko historia urządzenia, która pilnuje terminów i broni Cię wtedy, gdy ktoś zapyta, co dokładnie sprawdziłeś.